ต้องยอมรับว่าปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่ทุกสำนักงานจำเป็นต้องมีและขาดเสียไม่ได้แล้ว บางครั้งพนักงานใช้คอมพิวเตอร์มากเสียกว่าปากกาด้วยซ้ำไป แม้คอมพิวเตอร์จะมีประโยชน์ต่อการทำงานค่อนข้างมากแต่ก็มีข้อบกพร่องอยู่พอสมควรเหมือนกัน ที่เห็นชัดที่สุดคงเป็นเรื่องไวรัสและเหล่านักแฮกเกอร์ทั้งหลายที่คอยลอบโจมตีระบบปฏิบัติการคอมพิวเตอร์หรือขโมยข้อมูลของผู้ประกอบการอยู่ตลอด แต่ผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักแก้ไขปัญหาหลังจากติดไวรัสหรือโดนขโมยข้อมูลไปแล้ว ซึ่งถือเป็นเรื่องผิดอย่างมหันต์ เพราะเมื่อถึงเวลาอาจเกิดความเสียหายกับกับข้อมูลทางธุรกิจไปแล้วก็เป็นได้ ทางที่ดีผู้ประกอบการควรป้องกันตั้งแต่ต้น เพื่อไม่ให้ไวรัสหรือแฮกเกอร์สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญของเราได้
- ใช้โปรแกรมแอนตี้ไวรัส
โปรแกรมแอนตี้ไวรัสคืออาวุธหลักที่จะช่วยป้องกันคอมพิวเตอร์ให้รอดพ้นจากการโจมตีของไวรัสคอมพิวเตอร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด เป็นโปรแกรมสำคัญที่ผู้ประกอบการทุกท่านต้องติดตั้งไว้ในคอมพิวเตอร์เลยทีเดียว เพราะโปรแกรมถูกออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการป้องกัน ค้นหา และทำลายไวรัสในเครื่องคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นสาเหตุหลักของการทำงานผิดพลาดของโปรแกรมต่างๆ และระบบประมวลผลในเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมแอนตี้ไวรัสที่ดีและมีประสิทธิภาพสูงต้องเป็นโปรแกรมที่อัพเดตข้อมูลไวรัสจากทางเซิร์ฟเวอร์บริษัทผู้ผลิตตลอดเวลา อีกทั้งยังต้องไม่กินพื้นที่การทำงานบนเครื่องมากจนเกินไปนักเพราะอาจทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานได้ช้าลง ซึ่งโปรแกรมแอนตี้ไวรัสสามารถหาซื้อได้จากร้านขายโปรแกรมทั่วไปและมีให้เลือกมากมายหลากหลายค่ายผู้ผลิต ไม่ว่าจะเป็นของบริษัท McAfee, Kaspersky Lab, หรืิอ Eset (Nod32) ฯลฯ หรือเราอาจดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ตก็ได้ เพราะปัจจุบันบริษัทได้ทำโปรแกรมออกมาให้ดาวน์โหลดใช้งานฟรี เช่น ของค่าย AVG เป็นต้น - Firewall คือสิ่งที่ควบคุมการเข้า-ออกของข้อมูล
โปรแกรมแอนตี้ไวรัสคืออาวุธหลักที่จะช่วยป้องกันคอมพิวเตอร์ให้รอดพ้นจากการโจมตีของไวรัสคอมพิวเตอร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด เป็นโปรแกรมสำคัญที่ผู้ประกอบการทุกท่านต้องติดตั้งไว้ในคอมพิวเตอร์เลยทีเดียว เพราะโปรแกรมถูกออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการป้องกัน ค้นหา และทำลายไวรัสในเครื่องคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นสาเหตุหลักของการทำงานผิดพลาดของโปรแกรมต่างๆ และระบบประมวลผลในเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมแอนตี้ไวรัสที่ดีและมีประสิทธิภาพสูงต้องเป็นโปรแกรมที่อัพเดตข้อมูลไวรัสจากทางเซิร์ฟเวอร์บริษัทผู้ผลิตตลอดเวลา อีกทั้งยังต้องไม่กินพื้นที่การทำงานบนเครื่องมากจนเกินไปนักเพราะอาจทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานได้ช้าลง ซึ่งโปรแกรมแอนตี้ไวรัสสามารถหาซื้อได้จากร้านขายโปรแกรมทั่วไปและมีให้เลือกมากมายหลากหลายค่ายผู้ผลิต ไม่ว่าจะเป็นของบริษัท McAfee, Kaspersky Lab, หรืิอ Eset (Nod32) ฯลฯ หรือเราอาจดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ตก็ได้ เพราะปัจจุบันบริษัทได้ทำโปรแกรมออกมาให้ดาวน์โหลดใช้งานฟรี เช่น ของค่าย AVG เป็นต้น - ใช้VPN เพิ่มความปลอดภัยในระบบเครือข่าย
การติดต่อสื่อสารระหว่างกันภายในองค์กรบริษัทไม่ว่าจะอยู่ในสถานที่เดียวกันหรือต่างสถานที่ผ่านระบบโครงข่ายเซิร์ฟเวอร์ของทางบริษัทจำเป็นต้องมีมาตรการรักษาความปลอดภัยที่รัดกุมมากเป็นพิเศษ เพราะข้อมูลลับทางธุรกิจส่วนหนึ่งถูกส่งผ่านช่องทางนี้เช่นกัน การใช้ระบบเครือข่าย VPN (Virtual Private Network) จะช่วยให้การส่งข้อมูลผ่านเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทมีความปลอดภัยและรัดกุมมากขึ้น เพราะมีการเข้ารหัสด้วยตัวระบบก่อนที่ทำการส่งข้อมูลเสมอ จึงเป็นเรื่องยากหากผู้ไม่ประสงค์ดีจะมาดักและแท็บข้อมูลไปจากเครือข่าย - ใช้การตั้งค่ารหัสผ่านเพื่อจำกัดการเข้าถึง
ผู้ประกอบการต้องให้พนักงานตั้งรหัสผ่านส่วนบุคคลเพื่อยืนยันตัวตนที่แท้จริงของพนักงานผู้นั้นเพื่อล็อกอินเข้าใช้ระบบหรือดาวน์โหลดเอกสารสำคัญของบริษัทด้วย การตั้งค่ารหัสผ่านจัดเป็นสิ่งแรกๆ ที่ผู้ประกอบการควรทำเมื่อต้องใช้คอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายในการทำธุรกิจ เพราะมีความปลอดภัยสูงมากและต้นทุนการดำเนินงานไม่มากนัก หลักการตั้งรหัสผ่านที่ดีคือต้องตั้งรหัสเป็นตัวอักษรผสมกับตัวเลขที่คาดเดาได้ยากและควรมีจำนวนอย่างต่ำ 8 ตัว และหากเป็นในส่วนการเข้าถึงข้อมูลหรือเพื่อดาวน์โหลดเอกสารสำคัญของบริษัท รหัสผ่านควรมีการเปลี่ยนสม่ำเสมอด้วยเพื่อเพิ่มความปลอดภัยมากยิ่งขึ้นไปอีกวิธีการป้องกันข้อมูลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ประกอบการให้รอดพ้นจากการโจมตีด้วยไวรัสและการล้วงข้อมูลของเหล่าบรรดานักแฮกเกอร์ที่ดีที่สุดต้องเริ่มต้นที่ตัวของผู้ประกอบการและพนักงานก่อนเป็นสำคัญ เพราะวิธีการที่นำเสนอมาจะไม่มีประโยชน์อะไรเลยหากผู้ใช้งานขาดซึ่งความรู้และทำตัวไม่ภักดีต่อบริษัทด้วยการนำข้อมูลจากภายในออกไปให้คู่แข่งภายนอก ดังนั้นนอกจากการสแกนคอมพิวเตอร์เพื่อหาไวรัสแล้ว ก็ควรสแกนพนักงานเพื่อหาสายลับควบคู่กันไปในตัวด้วย จึงจะเป็นการป้องการรั่วไหลของข้อมูลที่ดีที่สุด เพราะถึงอย่างไรเสียไวรัสที่ว่าร้ายก็ยังมิอาจสู้ใจคนที่คิดคดเป็นแน่แท้